Khách hàng thường có nhiều bộ phận và nhân viên nghiệp vụ tại mỗi bộ phận. Tuy nhiên, thực tế khi triển khai phần mềm quản lý khách sạn resort MEMO , nhiều khách hàng số lượng các bộ phận có thể được thu gọn hoặc mỗi nhân viên nghiệp vụ có thể kiêm nhiệm nhiều vị trí – công việc.
Tư vấn dưới đây của chúng tôi áp dụng cho mô hình khách hàng với các bộ phận riêng biệt và chuyên trách.
A. CÁC BỘ PHẬN SỬ DỤNG PHẦN MỀM
1. Bộ phận kinh doanh (sales & marketing)
(trường hợp khách sạn có bộ phận kinh doanh chuyên biệt ; lưu ý : một số khách sạn không có bộ phận kinh doanh, bộ phận lễ tân có thể kiêm nhiệm nghiệp vụ bán phòng. Trong trường hợp khách sạn không có bộ phận kinh doanh thì có thể bỏ qua yêu cầu phần cứng – máy tính tại mục 1)
Cài đặt : phần mềm khách sạn MEMO.FO
Số lượng máy tính : tối thiểu 01
Cấu hình máy tính : thông thường, có thể tận dụng máy tính và màn hình sẵn có ; trong trường hợp phải đầu tư mua máy tính mới khách sạn có thể lựa chọn máy tính có ổ cứng từ 500 GB trở lên, 2 GB RAM trở lên.
Số lượng máy in : có thể có hoặc không. Trong trường hợp không có, có thể dùng chung máy in của bộ phận khác như bộ phận lễ tân, quản lý
2. Bộ phận lễ tân (Reception)
Cài đặt : phần mềm khách sạn MEMO.FO
Số lượng máy tính : tối thiểu 01. Tuy nhiên, số lượng máy tính tối thiểu nên 02 trở lên để phòng trường hợp 1 trong 2 máy tính bị hỏng hoặc trường hợp đông khách checkin/checkout
Cấu hình máy tính : thông thường, có thể tận dụng máy tính và màn hình sẵn có ; trong trường hợp phải đầu tư mua máy tính mới khách sạn có thể lựa chọn máy tính có ổ cứng từ 500 GB trở lên, 2 GB RAM trở lên, màn hình LCD màn hình rộng có độ phân giải cao (để có thể hiển thị toàn bộ các phòng trong khách sạn trên màn hình)
Số lượng máy in : tối thiểu 01 (để in hóa đơn thanh toán cho khách). Máy in sử dụng có thể là máy in laser, in kim hoặc in nhiệt ; khổ giấy : A4/A5 hoặc giấy cuộn dành cho máy in nhiệt tùy thuộc vào yêu cầu quản lý. Tuy nhiên, khách sạn nên sử dụng máy in laser, khổ giấy A4 để trình bày được nhiều thông tin trên hóa đơn thanh toán của khách.
3. Bộ phận buồng phòng (HouseKeeping)
(trong trường hợp khách sạn có buồng phòng nhưng không sử dụng phần mềm thì bỏ qua yêu cầu về phần cứng – máy tính tại mục 3)
Nếu không có phần mềm, bộ phận buồng phòng sau khi kiểm tra minibar, giặt là sẽ phải gọi bộ đàm/điện thoại cố định trong phòng hoặc gửi hóa đơn giấy để nhờ bộ phận lễ tân ghi excel hoặc sổ sách để thu hộ. Việc kiêm kê, kiểm kho cũng dựa trên giấy tờ, sổ sách hoặc tổng hợp từ file Excel
Trong trường hợp có phần mềm, nhân viên bộ phận buồng phòng có thể nhập thông tin (minibar, giặt là) vào phần mềm trên máy tính (cách 1) hoặc máy tính bảng, điện thoại thông minh (cách 2).
Cách 1 : tối thiểu phải có 01 máy tính để cài đặt phần mềm khách sạn MEMO.FO ; không cần máy in
Cách 2 : phải có máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh, có thể sử dụng điện thoại thông minh của cá nhân – sử dụng phần mềm MEMO-LINK
Cấu hình máy tính : thông thường, có thể tận dụng máy tính và màn hình sẵn có ; trong trường hợp phải đầu tư mua máy tính mới khách sạn có thể lựa chọn máy tính có ổ cứng từ 500 GB trở lên, 2 GB RAM trở lên.
4. Bộ phận kỹ thuật, bảo trì (Technical)
(trong trường hợp khách sạn có bộ phận kỹ thuật – bảo trì chuyên biệt. Nếu không có bộ phận kỹ thuật hoặc bộ phận kỹ thuật sử dụng không sử dụng phần mềm thì bỏ qua yêu cầu về phần cứng – máy tính tại mục 4)
Nếu không có phần mềm, khi có yêu cầu sửa chữa – bảo dưỡng hoặc tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, nhân viên bộ phận lễ tân hoặc bộ phận buồng phòng sẽ gọi bộ đàm/điện thoại cố định hoặc gửi phiếu yêu cầu cho bộ phận/phòng kỹ thuật.
Trong trường hợp có phần mềm, nhân viên bộ phận buồng phòng, lễ tân sẽ nhập yêu cầu vào phần mềm. Yêu cầu sẽ được chuyển xuống màn hình theo dõi của bộ phận/phòng kỹ thuật, bảo trì.
Số lượng máy tính : tối thiểu 01 ; cài đặt phần mềm khách sạn MEMO.FO ; không cần máy in
Cấu hình máy tính : thông thường, có thể tận dụng máy tính và màn hình sẵn có ; trong trường hợp phải đầu tư mua máy tính mới khách sạn có thể lựa chọn máy tính có ổ cứng từ 500 GB trở lên, 2 GB RAM trở lên.
5. Bộ phận kế toán (Accounting)
Cài đặt : phần mềm khách sạn MEMO.FO ; phần mềm nhà hàng MEMO.POS
Số lượng máy tính : tối thiểu 01
Cấu hình máy tính : thông thường, có thể tận dụng máy tính và màn hình sẵn có ; trong trường hợp phải đầu tư mua máy tính mới khách sạn có thể lựa chọn máy tính có ổ cứng từ 500 GB trở lên, 2 GB RAM trở lên.
Số lượng máy in : có thể có hoặc không. Trong trường hợp không có, có thể dùng chung máy in của bộ phận khác như bộ phận lễ tân, quản lý. Nếu có máy in thì sử dụng máy in laser, khổ giấy A4
6. Bộ phận thu ngân nhà hàng, điểm bán hàng (Cashier)
Cài đặt : phần mềm nhà hàng MEMO.POS
Số lượng máy tính : tối thiểu 01 máy tính / 01 điểm bán hàng.
Cấu hình máy tính : thông thường, có thể tận dụng máy tính và màn hình sẵn có ; trong trường hợp phải đầu tư mua máy tính mới khách sạn có thể lựa chọn máy tính có ổ cứng từ 500 GB trở lên, 2 GB RAM trở lên.
Số lượng máy in : 01 máy in / 01 điểm bán hàng (để in hóa đơn thanh toán cho khách). Máy in sử dụng có thể là máy in laser, in kim hoặc in nhiệt ; khổ giấy : A4/A5 hoặc giấy cuộn dành cho máy in nhiệt tùy thuộc vào yêu cầu quản lý. Tuy nhiên, khách sạn nên sử dụng máy nhiệt, khổ giấy cuộn – tự cắt.
7. Bộ phận bếp (Kitchen)
(trong trường hợp khách sạn có bộ phận bếp nhưng không sử dụng phần mềm thì bỏ qua yêu cầu về phần cứng – máy tính tại mục 7)
Trong trường hợp sử dụng phần mềm, khách sạn có thể lựa chọn 01 trong 02 lựa chọn :
Lựa chọn 1 : có máy in ở bar / bếp. Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của khách sạn, điểm nhà hàng có thể có 01 máy in (máy in nhiệt, giấy cuộn tự cắt) ở bar (dùng để in yêu cầu về đồ uống của khách) và 01 máy in (máy in nhiệt, giấy cuộn tự cắt) ở bếp (dùng để in yêu cầu về đồ ăn của khách)
Lựa chọn 2 : không sử dụng máy in ở bar / bếp; sử dụng máy tính bảng ở bar / bếp. Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của khách sạn, điểm nhà hàng có thể có 01 máy tính bảng ở bar (dùng để hiển thị/xem yêu cầu về đồ uống của khách) và 01 máy tính bảng ở bếp (dùng để hiển thị/xem yêu cầu về đồ ăn của khách)
8. Chủ đầu tư, ban giám đốc
Chủ đầu tư, ban giám đốc khách sạn có thể sử dụng đồng thời phần mềm khách sạn MEMO.FO và phần mềm nhà hàng MEMO.POS được cài đặt trên máy tính, máy tính xách tay
hoặc
Phần mềm MEMO-LINK trên máy tính, máy tính xách tay, máy tính bảng, điện thoại thông minh (để sử dụng phần mềm từ xa yêu cầu khách sạn phải có 01 IP tĩnh)
Lưu ý : để sử dụng phần mềm từ xa (MEMO-LINK), yêu cầu khách sạn phải có 01 IP tĩnh. Khách hàng có thể kiểm tra hợp đồng dịch vụ internet giữa khách sạn và nhà cung cấp dịch vụ (VNPT/Viettel/CMC/FPT,…) để biết được có 01 IP tĩnh miễn phí hay không ?
B. MÁY CHỦ (hoạt động 24/7)
Tùy thuộc quy mô hoạt động và đặc thù của từng khách sạn, khách hàng có thể lựa chọn :
Cách 1 : đối với khách sạn quy mô lớn, nhiều phòng, nhiều nhân viên sử dụng phần mềm, giao dịch nhiều thì có thể mua 01 máy chủ chuyên biệt (IBM server / Dell server … ; case đứng)
Cách 2 : đối với khách sạn quy mô không lớn, hoạt động theo mùa hoặc giao dịch không nhiều thì có thể sử dụng 01 máy tính để bàn có cấu hình tương đối tốt (PC) làm máy chủ
