Phần mềm quản lý khách sạn – resort MEMO

A. Sự cần thiết của phần mềm quản lý khách sạn resort – MEMO FO

Trong giải pháp tổng thể MEMO, phần mềm quản lý khách sạn và resort MEMO FO đóng vai trò trung tâm và quan trọng nhất. Sở dĩ như vậy là vì :
– Đây là nơi tập trung phần lớn nghiệp vụ của khách sạn, phần lớn phát sinh của khách sạn, là nguồn dữ liệu cho nghiệp vụ kế toán
– Tương tác, liên kết với các phần mềm bộ phận khác

phan mem quan ly khach san resort MEMO
(mối liên kết giữa các phần mềm)

Chúng ta sẽ thử làm 1 phép tính với các giả định sau :
– Một khách sạn quy mô 100 phòng ; công suất trung bình 80% trong 30 ngày
– Khách đều lưu trú 01 đêm, không có khách nghỉ giờ, không có đăng ký bị hủy
– Trong khoảng thời gian lưu trú khách hàng phát sinh trung bình 10 giao dịch (tiền phòng, minibar, giặt là, ăn uống, …)

Như vậy :
– Số lượng hồ sơ khách trong 30 ngày = 100 phòng x 30 ngày x 80% = 2400 (hồ sơ khách hàng)
– Số giao dịch phát sinh trong 30 ngày = 2400 khách hàng x 10 = 24000 (giao dịch phát sinh)

Đây chỉ là những số liệu được thống kê trong phạm vi 30 ngày, có thể thấy một số khó khăn chính sẽ gặp phải khi khách sạn – resort chưa sử dụng phần mềm :
– Các bộ phận nghiệp vụ hoạt động độc lập, sự liên kết thông qua số sách hoặc trao đổi trực tiếp nên sẽ mất nhiều thời gian và không tránh được nhầm lẫn, thất thoát
– Khó quản lý hồ sơ khách hàng, khai thác khách lịch sử, công nợ khách hàng
– Khó thống kê số liệu, lên báo cáo dự báo, báo cáo tổng hợp – chi tiết theo yêu cầu quản lý
– Không quản lý được từ xa. Chủ đầu tư, ban giám đốc không thể quản lý từ xa khách sạn trên các điện thoại thông minh, máy tính bảng. Bộ phận kinh doanh không thể đặt phòng, nhập đăng ký của khách hàng được từ xa (với mô hình khách sạn – resort mà bộ phận kinh doanh không ngồi tại khách sạn – resort)
– Gặp khó khăn với nhiều nghiệp vụ khách sạn như : quản lý đoàn, áp dụng trả hộ tiền giữa các khách lưu trú, thống kê khả năng cung ứng phòng, tình trạng phòng, quản lý khách nghỉ giờ, checkin sớm, checkout muộn, quản lý giá phòng theo thời gian – theo mùa, khách thuê dài ngày, …

B. Giới thiệu chung về phần mềm quản lý khách sạn resort – MEMO FO

– Áp dụng cho  mô hình khách sạn, resort, apartment 3-5 sao
– Được thiết kế và lập trình dựa trên nghiệp vụ của khách sạn – resort lớn
– Chạy độc lập hoặc liên kết với phần mềm quản lý nhà hàng, tổng đài, kế toán trong giải pháp quản lý tổng thể.
– Giao diện Tiếng Việt, Tiếng Anh, dễ dàng chỉnh sửa mở rộng theo yêu cầu đặc thù của khách hàng
– Phân quyền người sử dụng chi tiết đến từng chức năng, từng báo cáo trong phần mềm
– Lưu lịch sử thao tác của người sử dụng
– Tự động sao lưu dữ liệu định kỳ hàng ngày
– Hệ thống chức năng được phân quyền theo từng nhóm người sử dụng, bộ phận
– Hệ thống báo cáo gồm nhiều biểu mẫu tổng hợp, chi tiết được thiết kế theo nhiều tiêu chí quản lý, cho phép kết xuất excel, pdf, …
– Kết nối khóa từ
– Kết nối channel manager (với hơn 300 kênh bán phòng)
– Hỗ trợ khách hàng quản lý khách sạn – resort từ xa trên điện thoại thông minh (smartphone), máy tính bảng (tablet)
– Không giới hạn số lượng máy tính cài đặt
– Bản quyền vĩnh viễn, bảo hành 01 năm, dùng thử miễn phí 01 tháng

C. Video giới thiệu phần mềm quản lý khách sạn resort- MEMO FO

D. Một số thông tin tư vấn khác

1. Tư vấn phần cứng, máy tính, máy in
a. Bộ phận kinh doanh (trường hợp khách sạn có bộ phận kinh doanh chuyên biệt ; lưu ý : một số khách sạn không có bộ phận kinh doanh, bộ phận lễ tân có thể kiêm nhiệm nghiệp vụ bán phòng. Trong trường hợp khách sạn không có bộ phận kinh doanh thì có thể bỏ qua yêu cầu phần cứng – máy tính tại mục này)
– Số lượng máy tính : không giới hạn số lượng máy tính cài đặt phần mềm, tối thiểu 01 máy tính
– Cấu hình máy tính : thông thường, có thể tận dụng máy tính và màn hình sẵn có ; trong trường hợp phải đầu tư mua máy tính mới khách sạn có thể lựa chọn máy tính có ổ cứng từ 500 GB trở lên,  2 GB RAM trở lên.
– Số lượng máy in : có thể có hoặc không. Trong trường hợp không có, có thể dùng chung máy in của bộ phận khác như bộ phận lễ tân, quản lý, kế toán

b. Bộ phận lễ tân
Số lượng máy tính : không giới hạn số lượng máy tính cài đặt phần mềm, tối thiểu 01 máy tính. Tuy nhiên, số lượng máy tính tối thiểu nên 02 trở lên để phòng trường hợp 1 trong 2 máy tính bị hỏng hoặc trường hợp đông khách checkin/checkout
– Cấu hình máy tính : thông thường, có thể tận dụng máy tính và màn hình sẵn có ; trong trường hợp phải đầu tư mua máy tính mới khách sạn có thể lựa chọn máy tính có ổ cứng từ 500 GB trở lên,  2 GB RAM trở lên, màn hình LCD màn hình rộng có độ phân giải cao (để có thể hiển thị toàn bộ các phòng trong khách sạn trên màn hình)
– Số lượng máy in : tối thiểu 01 (để in hóa đơn thanh toán cho khách). Máy in sử dụng có thể là máy in laser, in kim hoặc in nhiệt ; khổ giấy : A4/A5 hoặc giấy cuộn dành cho máy in nhiệt tùy thuộc vào yêu cầu quản lý. Tuy nhiên, khách sạn nên sử dụng máy in laser, khổ giấy A4 để trình bày được nhiều thông tin trên hóa đơn thanh toán của khách.

c. Bộ phận buồng phòng (trong trường hợp khách sạn có buồng phòng nhưng không sử dụng phần mềm thì bỏ qua yêu cầu về phần cứng – máy tính tại mục này)
Nếu không có phần mềm, bộ phận buồng phòng sau khi kiểm tra minibar, giặt là sẽ phải gọi bộ đàm/điện thoại cố định trong phòng hoặc gửi hóa đơn giấy để nhờ bộ phận lễ tân thu hộ. Việc kiêm kê, kiểm kho cũng dựa trên giấy tờ, sổ sách hoặc tổng hợp từ file Excel
Trong trường hợp có phần mềm, nhân viên bộ phận buồng phòng có thể nhập thông tin (minibar, giặt là) vào phần mềm trên máy tính (cách 1) hoặc máy tính bảng, điện thoại thông minh (cách 2).
Cách 1 : tối thiểu phải có 01 máy tính để cài đặt phần mềm lễ tân MEMO.FO ; không cần máy in
Cách 2 : phải có máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh – sử dụng phần mềm MEMO-LINK
– Cấu hình máy tính : thông thường, có thể tận dụng máy tính và màn hình sẵn có ; trong trường hợp phải đầu tư mua máy tính mới khách sạn có thể lựa chọn máy tính có ổ cứng từ 500 GB trở lên,  2 GB RAM trở lên

d. Bộ phận kỹ thuật, bảo trì (trong trường hợp khách sạn có bộ phận kỹ thuật – bảo trì chuyên biệt. Nếu không có bộ phận kỹ thuật hoặc bộ phận kỹ thuật sử dụng không sử dụng phần mềm thì bỏ qua yêu cầu về phần cứng – máy tính tại mục này)
Nếu không có phần mềm, khi có yêu cầu sửa chữa – bảo dưỡng hoặc tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, nhân viên bộ phận lễ tân hoặc bộ phận buồng phòng sẽ gọi bộ đàm/điện thoại cố định hoặc gửi phiếu yêu cầu cho bộ phận/phòng kỹ thuật.
Trong trường hợp có phần mềm, nhân viên bộ phận buồng phòng, lễ tân sẽ nhập yêu cầu vào phần mềm. Yêu cầu sẽ được chuyển xuống màn hình theo dõi của bộ phận/phòng kỹ thuật, bảo trì.
– Số lượng máy tính : không giới hạn số lượng máy tính cài đặt phần mềm, tối thiểu 01 máy tính ; không cần máy in
– Cấu hình máy tính : thông thường, có thể tận dụng máy tính và màn hình sẵn có ; trong trường hợp phải đầu tư mua máy tính mới khách sạn có thể lựa chọn máy tính có ổ cứng từ 500 GB trở lên,  2 GB RAM trở lên

e. Bộ phận kế toán (trường hợp khách sạn có bộ phận kế toán chuyên biệt)
– Số lượng máy tính : không giới hạn số lượng máy tính cài đặt phần mềm, tối thiểu 01 máy tính
– Cấu hình máy tính : thông thường, có thể tận dụng máy tính và màn hình sẵn có ; trong trường hợp phải đầu tư mua máy tính mới khách sạn có thể lựa chọn máy tính có ổ cứng từ 500 GB trở lên,  2 GB RAM trở lên.
– Số lượng máy in : có thể có hoặc không. Trong trường hợp không có, có thể dùng chung máy in của bộ phận khác như bộ phận lễ tân, quản lý. Nếu có máy in thì sử dụng máy in laser, khổ giấy A4

f. Chủ đầu tư, ban giám đốc
Chủ đầu tư, ban giám đốc khách sạn có thể sử dụng đồng thời phần mềm lễ tân MEMO.FO và phần mềm nhà hàng MEMO.POS, … được cài đặt trên máy tính, máy tính xách tay
hoặc
Phần mềm MEMO-LINK trên máy tính, máy tính xách tay, máy tính bảng, điện thoại thông minh (lưu ý : để sử dụng phần mềm từ xa, khách sạn cần phải có 01 IP tĩnh)

g. Máy chủ
Tùy thuộc quy mô hoạt động và đặc thù của từng khách sạn, khách hàng có thể lựa chọn 1 trong các cách sau :
Cách 1 : đối với khách sạn quy mô lớn (nhiều phòng, nhiều nhân viên sử dụng phần mềm, giao dịch nhiều) thì có thể mua 01 máy chủ chuyên biệt (IBM server / Dell server ; case đứng)
Cách 2 : đối với khách sạn quy mô nhỏ, hoạt động theo mùa hoặc giao dịch không nhiều thì có thể sử dụng 01 máy tính để bàn có cấu hình tương đối tốt (PC) làm máy chủ

2. Mô hình kết nối

phan mem quan ly khach san resort MEMO
(sơ đồ kết nối)

3. Dùng thử phần mềm : miễn phí 01 tháng
4. Thời gian triển khai : 05 – 07 ngày chia làm 03 bước.
Bước 1 : cài đặt, cấu hình máy chủ (server), máy tính (máy trạm)
Bước 2 : đào tạo, hướng dẫn sử dụng phần mềm
Bước 3 : hỗ trợ vận hành chính thức tại khách sạn – resort; bàn giao phần mềm

E. Một số hình ảnh phần mềm quản lý khách sạn resort- MEMO FO

phan mem quan ly khach san resort MEMO
(màn hình chính phần mềm quản lý khách sạn resort MEMO)
phan mem quan ly khach san resort MEMO
(chức năng dành cho bộ phận lễ tân – kinh doanh)