1. Sự cần thiết của phần mềm quản lý nhà hàng bar cafe – MEMO POS
Giải pháp tổng thể quản lý khách sạn – resort MEMO bao gồm nhiều phần mềm cấu thành trong đó 3 phần mềm quan trọng nhất bao gồm:
– Phần mềm quản lý khách sạn – resort (MEMO FO) dành cho các bộ phận lễ tân, kinh doanh, buồng phòng, kế toán, quản trị, kỹ thuật
– Phần mềm kế toán (MEMO BO) dành cho bộ phận kế toán, quản trị
– Phần mềm quản lý nhà hàng, bar – café (MEMO POS) dành cho bộ phận thu ngân, kế toán, quản trị
Nếu việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn – resort hay phần mềm kế toán là bắt buộc thì trên thực tế trong một số trường hợp, khách sạn – resort có thể không sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng :
– Nhà hàng trong khách sạn chỉ phục vụ ăn sáng cho khách lưu trú
– Nhà hàng, điểm bán hàng trong khách sạn – resort được cho đơn vị khác thuê kinh doanh
– Đặc thù của khách hàng (quy mô nhà hàng, điểm bán hàng nhỏ, …) nên không cần thiết phải sử dụng phần mềm
Ngoài những trường hợp nêu trên thì việc sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, bar cafe (MEMO POS) là rất cần thiết :
Trường hợp 1 : khách sạn – resort chưa có phần mềm quản lý nhà hàng
Khách hàng vào nhà hàng, bar – café có thể là khách đang lưu trú trong khách sạn – resort hoặc khách ngoài.
+ Khi khách ngoài yêu cầu thanh toán, thu ngân nhà hàng sẽ phải tổng hợp món ăn, đồ uống khách sử dụng từ nhiều phiếu order khác nhau sau đó phải viết hóa đơn thanh toán bằng tay cho khách.
+ Đối với khách đang lưu trú trong khách sạn – resort, thông thường khách sẽ không thanh toán ngay mà sẽ thanh toán khi trả phòng (checkout) tại lễ tân.
Một nhà hàng quy mô nhỏ, số lượng bàn ít thì có thể đáp ứng được. Tuy nhiên nếu nhà hàng có số lượng bàn lớn, hóa đơn phát sinh nhiều thì có thể sẽ gặp phải một số vấn đề sau :
– Mất nhiều thời gian khi làm thanh toán cho khách
– Có thể nhầm lẫn dẫn đến thất thoát
– Không quản lý chính xác được tồn kho
– Không có cơ chế in bar, in bếp tự động do đó mọi yêu cầu đặt món ăn, đồ uống, nhân viên bàn bắt buộc phải mất thời gian thông báo trực tiếp xuống bar, bếp.
– Khó thống kê, tổng hợp báo cáo
Trường hợp 2 : khách hàng đang sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng khác mà không phải MEMO POS
+ Khi khách ngoài yêu cầu thanh toán, thu ngân nhà hàng sẽ in hóa đơn thanh toán từ phần mềm.
+ Đối với khách đang lưu trú trong khách sạn – resort, thông thường khách sẽ không thanh toán ngay mà sẽ thanh toán khi trả phòng (checkout) tại lễ tân. Do đó ngay sau khi khách hàng ký xác nhận trên hóa đơn thanh toán, thu ngân nhà hàng sẽ phải trực tiếp bàn giao hóa đơn trên cho bộ phận lễ tân lưu và thu hộ.
Như vậy, một số vấn đề có thể gặp phải :
– Mất thời gian chuyển hóa đơn cho bộ phận lễ tân
– Khó thống kê, tổng hợp báo cáo toàn khách sạn
2. Giới thiệu chung về phần mềm quản lý nhà hàng bar cafe – MEMO POS
– Áp dụng cho mô hình nhà hàng, bar – café, spa, điểm bán hàng
– Giao diện Tiếng Việt, Tiếng Anh, hỗ trợ màn hình cảm ứng, máy pos
– Không giới hạn số lượng máy tính cài đặt. Máy tính tại bộ phận nhà hàng, kế toán sẽ được cài đặt phần mềm quản lý nhà hàng, bar – café (MEMO POS)
– Quản lý xuất nhập tồn kho, công thức định lượng của món ăn, đồ uống
– In đặt món của khách xuống máy in bar (đồ uống), máy in bếp (đồ ăn)
– Phân quyền người sử dụng chi tiết đến từng chức năng, từng báo cáo trong phần mềm
– Lưu lịch sử thao tác của người sử dụng đối với từng hóa đơn.
– Tự động sao lưu dữ liệu định kỳ hàng ngày
– Hệ thống báo cáo gồm nhiều biểu mẫu tổng hợp, chi tiết được thiết kế theo nhiều tiêu chí quản lý, cho phép kết xuất excel, pdf, …
– Chạy độc lập hoặc liên kết với phần mềm quản lý khách sạn – resort MEMO.
Đối với khách phòng (khách đang lưu trú trong khách sạn – resort), thông thường khách sẽ không thanh toán ngay mà sẽ thanh toán khi trả phòng (checkout) tại lễ tân. Do đó ngay sau khi khách hàng ký xác nhận trên hóa đơn thanh toán, thay vì phải trực tiếp bàn giao hóa đơn trên cho bộ phận lễ tân lưu và nhờ thu hộ(như trong trường hợp 2 mục 1), thu ngân nhà hàng chỉ cần sử dụng chức năng “Chuyển hóa đơn sang bộ phận lễ tân” trên phần mềm MEMO POS; hóa đơn sẽ tự động chuyển vào tài khoản của khách phòngtương ứng trên phần mềm khách sạn MEMO FO
– Hỗ trợ khách hàng quản lý nhà hàng, bar-café từ xa trên điện thoại thông minh (smartphone), máy tính bảng (tablet)
– Bản quyền vĩnh viễn, bảo hành 01 năm
3. Video giới thiệu phần mềm quản lý nhà hàng bar cafe – MEMO POS
4. Một số thông tin tư vấn khác
a. Tư vấn phần cứng, máy in
+ Bộ phận thu ngân nhà hàng, điểm bán hàng :
– Số lượng máy tính : tối thiểu 01 máy tính / 01 điểm bán hàng.
– Cấu hình máy tính : thông thường, có thể tận dụng máy tính và màn hình sẵn có ; trong trường hợp đầu tư mua mới thì máy tính mới phải có cấu hình tối thiểu (Intel Core i3 trở lên,ổ cứng từ 500 GB trở lên, 2 GB RAM trở lên)
– Số lượng máy in : 01 máy in / 01 điểm bán hàng (để in hóa đơn thanh toán cho khách). Máy in sử dụng có thể là máy in laser, in kim hoặc in nhiệt ; khổ giấy : A4/A5 hoặc giấy cuộn dành cho máy in nhiệt tùy thuộc vào yêu cầu quản lý. Tuy nhiên, khách sạn nên sử dụng máy nhiệt, khổ giấy cuộn (79mm) – tự cắt – kết nối cổng USB/LAN
+ Bộ phận kế toán :
– Cấu hình máy tính : thông thường, có thể tận dụng máy tính và màn hình sẵn có ; trong trường hợp đầu tư mua mới thì máy tính mới phải có cấu hình tối thiểu (Intel Core i3 trở lên,ổ cứng từ 500 GB trở lên, 2 GB RAM trở lên)
– Số lượng máy in : có thể có hoặc không. Trong trường hợp không có, có thể dùng chung máy in của bộ phận khác như bộ phận lễ tân, quản lý. Nếu có máy in thì sử dụng máy in laser, khổ giấy A4
+ Bộ phận bếp
Lựa chọn 1 : có máy in ở bar / bếp. Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của khách sạn, điểm nhà hàng có thể có 01 máy in (máy in nhiệt, giấy cuộn tự cắt) ở bar (dùng để in yêu cầu về đồ uống của khách) và 01 máy in (máy in nhiệt, giấy cuộn tự cắt) ở bếp (dùng để in yêu cầu về đồ ăn của khách)
Lựa chọn 2 : không sử dụng máy in ở bar / bếp; sử dụng máy tính bảng ở bar / bếp. Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của khách sạn, điểm nhà hàng có thể có 01 máy tính bảng ở bar (dùng để hiển thị/xem yêu cầu về đồ uống của khách) và 01 máy tính bảng ở bếp (dùng để hiển thị/xem yêu cầu về đồ ăn của khách). Máy tính bảng cấu hình 01 GB RAM trở lên, không phụ thuộc nhà sản xuất (Apple, Samsung, …)
b. Mô hình kết nối
c. Thời gian triển khai : 01-02 ngày. Khách hàng cần cung cấp trước các thông tin sau : menu nhà hàng, công thức định lượng, logo (nếu có), thông tin nhà hàng (tên, địa chỉ, điện thoại, …)
5. Hình ảnh phần mềm quản lý nhà hàng bar cafe – MEMO POS
