1. Sự cần thiết của phần mềm quản lý tổng đài điện thoại – MEMO PBX
Thực tiễn khi áp dụng phần mềm quản lý MEMO cho khách sạn – resort, người sử dụng thường tập trung quan tâm đến :
– Phần mềm quản lý khách sạn – resort (MEMO FO) dành cho các bộ phận lễ tân, kinh doanh, buồng phòng, kế toán, quản trị, kỹ thuật
– Phần mềm quản lý nhà hàng, bar – café (MEMO POS) dành cho bộ phận thu ngân, kế toán, quản trị
– Phần mềm kế toán (MEMO BO) dành cho bộ phận kế toán, quản trị
– Kết nối khóa từ, channel manager, …
Mà thường ít quan tâm đến việc sử dụng phần mềm tổng đài điện thoại. Sở dĩ như vậy là vì :
– Phần mềm tổng đài điện thoại tính cước cuộc gọi hoàn toàn tự động và tự động kết nối với phần mềm khách sạn.
– Khách lưu trú ngày càng ít sử dụng điện thoại bàn trong phòng để gọi điện ra ngoài.
– Một số khách sạn – resort chỉ cho phép sử dụng điện thoại trong phòng để gọi nội bộ (gọi lễ tân), không cho phép gọi ra ngoài. Trong trường hợp này, khách sạn không cần thiết phải sử dụng phần mềm tổng đài điện thoại.
Tuy nhiên, đối với khách sạn – resort cho phép khách lưu trú sử dụng điện thoại gọi ra ngoài thì việc sử dụng phần mềm tổng đài điện thoại (MEMO PBX) là cần thiết :
– Khách phòng kết thúc cuộc gọi ra ngoài thì cần phải phát sinh 1 khoản thu đối với khách hàng, đó chính là cước phí cuộc gọi của khách. Nếu không tính được khoản cước phí này sẽ làm giảm doanh thu của khách sạn; nếu tổng hợp 1 tháng thì khoản doanh thu này cũng không phải là ít.
– Một số khách sạn – resort khi lắp đặt tổng đài thường mua hoặc được miễn phí 01 phần mềm tính cước của đơn vị cung cấp tổng đài.
Tuy nhiên, nếu chỉ sử dụng phần mềm này mà không sử dụng phần mềm tổng đài điện thoại (MEMO PBX) thì sẽ gặp vấn đề sau :
Phần mềm này chỉ hoạt động hoàn toàn độc lập, không liên kết với bất kỳ phần mềm khách sạn nào nên khi khách phòng kết thúc cuộc gọi, nhân viên lễ tân phải kiểm tra số tiền cước phí trong phần mềm này (tương ứng với cuộc gọi của khách phòng) và nhập số tiền trên vào tài khoản công nợ phải thu của khách phòng đó trên phần mềm khách sạn.
Điều này là vô cùng vất vả bởi vì :
+ Nhân viên lễ tân không thể lúc nào cũng ngồi theo dõi trên phần mềm của đơn vị cung cấp tổng đài để lọc ra đâu là cuộc gọi của khách phòng được
+ Thông thường, nếu sử dụng phần mềm của đơn vị cung cấp tổng đài, khi khách trả phòng (checkout), nhân viên lễ tân sẽ tiến hành kiểm tra cuộc gọi của khách trên phần mềm tổng đài. Tuy nhiên sẽ rất mất thời gian khi phải tìm kiếm trên danh sách dài rất nhiều cuộc gọi của cả khách sạn mà cũng cần phải làm thủ tục trả phòng (checkout) nhanh cho khách.
2. Giới thiệu chung về phần mềm quản lý tổng đài điện thoại – MEMO PBX
– Áp dụng cho tất cả các loại tổng đài dành cho khách sạn – resort
– Giao diện Tiếng Việt, Tiếng Anh.
– Không giới hạn số lượng máy lẻ (extension)
– Không giới hạn dịch vụ viễn thông
Phần mềm tổng đài quản lý nhiều dịch vụ viễn thông (quốc tế, di động, liên tỉnh,…); người sử dụng có thể bổ sung thêm mới dịch vụ viễn thông vào trong phần mềm hoặc điều chỉnh giá cước cho từng dịch vụ hoặc từng đầu số ; cấu hình ngoại tệ được sử dụng để tính cước (ví dụ : cuộc gọi trong nước thì tính theo việt nam đồng VNĐ ; cuộc gọi quốc tế tính theo đô la mỹ USD)
– Không giới hạn máy tính cài đặt phần mềm. Máy tính tại bộ phận lễ tân sẽ được cài đặt phần mềm tổng đài
– Cơ chế đón cước, tính cước hoàn toàn tự động. Liên kết tự động với phần mềm quản lý khách sạn – resort
Cuộc gọi điện thoại từ khách sạn ra ngoài (gọi đi liên tỉnh, quốc tế, di dộng, …) được chia làm 2 loại : cuộc gọi từ số máy các phòng ban trong khách sạn (1) và cuộc gọi của khách lưu trú (2)(khách sử dụng điện thoại trong phòng)
Đối với cuộc gọi (1) : phần mềm tự động tính cước tuy nhiên sẽ không chuyển tiền sang phần mềm quản lý khách sạn
Đối với cuộc gọi (2) : phần mềm tự động tính cước đồng thời tự động chuyển số tiền cước phí phải thu vào tài khoản của khách phòng tương ứng trên phần mềm quản lý khách sạn dưới dạng 1 giao dịch “tiền điện thoại”
– Hệ thống báo cáo : với nhiều mẫu báo cáo tổng hợp/chi tiết ; theo số máy lẻ; theo phòng ban chức năng; …
– Có chức năng cảnh báo người sử dụng : cảnh báo số điện thoại bị gọi chưa được khai báo (dịch vụ viễn thông mới chưa được cấu hình trong phần mềm)
– Phân quyền người sử dụng : chi tiết đến từng chức năng, từng báo cáo trong phần mềm
– Cơ chế sao lưu dữ liệu định kỳ hàng ngày
– Bản quyền vĩnh viễn
3. Một số thông tin tư vấn khác
a. Khách phòng sử dụng điện thoại tại quầy lễ tân, không sử dụng điện thoại trong phòng để gọi ra ngoài
Nếu khách sử dụng điện thoại trong phòng để gọi ra ngoài thì phần mềm tổng đài sẽ tự động tính cước và chuyển lễ tân số tiền cước phí phải thu.Tuy nhiên trong trường hợp khách không sử dụng điện thoại trong phòng mà sử dụng điện thoại ở quầy lễ tân thì sau khi khách hàng kết thúc cuộc gọi, nhân viên lễ tân sẽ kiểm tra trên màn hình phần mềm số tiền khách phải trả sau đó nhập vào phần mềm quản lý khách sạn 1 giao dịch “tiền điện thoại”.
b. Cách kiểm tra tổng đài có đưa cước ra máy tính không ?
Để sử dụng phần mềm tổng đài thì giữa máy tính và tổng đài phải có dây kết nối dữ liệu qua cổng COM hoặc IP (thông thường đơn vị lắp đặt tổng đài sẽ cung cấp và lắp đặt dây nối này). Để kiểm tra dữ liệu tổng đài đã được đưa ra máy tính thành công hay chưa hoặc dây nối có gặp vấn đề gì hay không, kỹ thuật viên tổng đài có thể sử dụng phần mềm HyperTerminal.
Một số trường hợp dữ liệu tổng đài không đưa ra được máy tính :
– Chưa cấu hình trong tổng đài
– Dây dữ liệu bị lỗi
– Cổng kết nối của máy tính bị lỗi
4. Hình ảnh màn hình chính phần mềm quản lý tổng đài điện thoại – MEMO PBX
